근로계약서 미작성, 벌금과 과태료는 어떻게 갈릴까? 사업주를 위한 서류별 구분 기준

먼저 세 줄 요약

• 근로조건 명시와 서면 교부를 정한 근로기준법 제17조를 위반하면 제114조 제1호에 따라 500만원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다.
• 근로자 명부(제41조), 근로자 명부와 근로계약 서류의 보존(제42조), 임금대장·임금명세서(제48조)를 위반하면 제116조 제2항 제2호에 따른 500만원 이하 과태료 부과 대상입니다.
• 대법원 2024. 6. 27. 선고 2020도16541 판결은 제17조 제1항과 제114조 제1호가 기간제 근로계약에도 적용된다고 판단했습니다.

입사한 직원에게 근로계약서를 주지 않은 경우와 근로자 명부나 임금대장을 만들지 않은 경우는 적용되는 제재 조문이 다릅니다. 앞의 경우는 벌금 조문이, 뒤의 경우는 과태료 조문이 적용됩니다.

이 글에서 사업주는 직원과 근로계약을 맺는 회사 또는 개인 사업자를, 직원은 근로기준법의 근로자를 뜻합니다. 근로기준법은 의무를 지는 사람을 "사용자"라고 쓰며, 제2조 제1항 제2호는 사용자를 "사업주 또는 사업 경영 담당자, 그 밖에 근로자에 관한 사항에 대하여 사업주를 위하여 행위하는 자"로 정의합니다.

근로계약서를 작성하지 않으면 사업주는 어떻게 되나요?

제17조 제1항은 사용자가 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 임금, 소정근로시간, 제55조에 따른 휴일, 제60조에 따른 연차 유급휴가, 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건을 명시하여야 한다고 정합니다.

제17조 제2항 본문은 임금의 구성항목·계산방법·지급방법과 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가가 명시된 서면(전자문서를 포함합니다)을 근로자에게 교부하여야 한다고 정합니다.

제114조는 각 호의 어느 하나에 해당하는 자를 500만원 이하의 벌금에 처한다고 정하고, 제1호에 제17조를 위반한 자가 들어 있습니다. 따라서 근로조건을 명시하지 않거나 서면을 교부하지 않아 제17조를 위반하면 500만원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다.

근로계약서만 벌금이고, 다른 서류는 과태료인가요?

근로계약서와 함께 관리하는 서류 중 근로자 명부, 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존, 임금대장, 임금명세서는 과태료 대상입니다. 제17조는 제114조 제1호에 들어 있고 제116조 제2항 제2호에는 들어 있지 않으며, 제41조·제42조·제48조는 제116조 제2항 제2호에 들어 있습니다.

표의 서류별 의무는 다음과 같습니다.

• 근로자 명부(제41조 제1항 본문): 사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적어야 합니다.
• 서류 보존(제42조): 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 합니다.
• 임금대장(제48조 제1항): 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 합니다.
• 임금명세서(제48조 제2항): 사용자는 임금을 지급하는 때에 임금의 구성항목·계산방법, 제43조 제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(전자문서를 포함합니다)으로 근로자에게 교부하여야 합니다.

제116조 제2항은 이 조항에 해당하는 자에게 500만원 이하의 과태료를 부과한다고 정합니다.

기간제 직원을 채용했다면 과태료만 나오나요?

기간제 직원에게도 제17조 위반의 벌금(제114조 제1호)이 적용됩니다. 대법원 2024. 6. 27. 선고 2020도16541 판결은 근로기준법 제17조 제1항과 제114조 제1호가 기간제 근로계약에도 적용된다고 판단했습니다. 같은 판결은 「기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률」에 같은 취지의 과태료 규정이 있다는 이유로 제17조 제1항과 제114조 제1호의 적용이 배제되지는 않는다고 판단했습니다.

과태료는 얼마이고, 벌금 500만원은 항상 내는 금액인가요?

제114조와 제116조 제2항의 "500만원 이하"는 금액의 상한을 정한 표현입니다. 제114조는 벌금의 상한만 정하고 있어 500만원이 일률적으로 정해진 금액은 아닙니다.

과태료의 구체적인 금액은 시행령 제60조가 법 제116조 제1항 및 제2항에 따른 과태료의 부과기준을 별표 7로 정하고 있으며, 별표 7 제2호 개별기준(시행 2025. 10. 23.)이 위반 횟수별 금액을 정합니다.

제17조 위반은 과태료가 아니라 제114조 제1호의 벌금 대상이므로 이 표에 행이 없습니다.

근로계약서는 언제 써야 하나요?

제17조 제1항은 근로계약을 체결할 때에 근로조건을 명시하여야 한다고 정합니다. 제2항 본문의 서면 교부 의무도 같은 조에서 정합니다. 입사 처리 단계에서 서류를 제재 종류별로 나누어 점검할 수 있습니다.

• 벌금 대상(제17조): 채용한 직원마다 근로계약을 체결할 때 근로조건을 명시하고, 임금의 구성항목·계산방법·지급방법과 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가가 명시된 서면을 교부했는지 확인한다.
• 과태료 대상(제41조): 사업장별로 근로자 명부가 작성되어 있는지 확인한다.
• 과태료 대상(제42조): 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류가 3년간 보존되고 있는지 확인한다.
• 과태료 대상(제48조): 임금을 지급할 때마다 임금대장에 적고 임금명세서를 교부하고 있는지 확인한다.

노무법인 소담 기업 인사노무 자문 안내 근로계약서 작성·변경, 근로시간 운영, 임금 구성 등 근로조건과 관련된 사항을 검토하는 서비스는 기업 인사노무 자문에서 안내합니다. 문의는 상담 문의에서 받습니다.

근거 조문 / 참고 자료

• 근로기준법 제2조 제1항 제2호, 제17조, 제41조 제1항, 제42조, 제48조, 제114조, 제116조 제2항·제3항 (국가법령정보센터 https://www.law.go.kr, 시행 2026-10-08 판, 확인일 2026-10-30)
• 근로기준법 시행령 제60조, 별표 7 (시행 2025-10-23 판, 확인일 2026-10-30)
• 대법원 2024. 6. 27. 선고 2020도16541 판결 (https://law.go.kr/LSW/precInfoP.do?precSeq=240951, 확인일 2026-10-30)

이 글은 일반적인 정보 제공을 목적으로 작성되었으며, 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 구체적인 사안은 노무사 등 전문가와 상담하시기 바랍니다. 이 글은 작성일 기준의 법령과 해석을 바탕으로 하며, 이후 개정될 수 있습니다.

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